Numărul de înregistrare a contractului (problema camere duble, cu înregistrarea fiecărei părți) -

La cererea cititorilor nostri ne-am confruntat cu problema de numerotare contractelor în cazul în care numărul inițial atribuit unei singure organizații, al doilea adaugă un număr după slash. Ce efecte negative pot să apară în cazul înregistrării contractului în diferite organizații sub numere diferite? Cum de a organiza propriile acțiuni și acțiunile numerotarea partenerilor contracte?

Eu lucrez ca șef al Secretariatului pentru mai mult de 10 de ani, au studii speciale (Arhivele istorice). Recent, am avut următoarea problemă, care nu pot -Fix căutările -Fara pe Internet, sau sfaturi de la colegi.

Am fost dat responsabilitatea pentru înregistrarea contractelor. Deoarece acesta este un document cu două fețe, semnat și ștampilat de către ambele părți, cred că atât numărul el ar trebui să aibă o dublă, deoarece documentul înregistrat în ambele organizații. Dar, recent, am fost confruntat cu faptul că mai multe organizații guvernamentale, ne-au fost returnate la contracte care au, în plus față de numărul lor inițial, numărul de înregistrare al companiei noastre, a adăugat o bară oblică. Motivul pentru întoarcere: „Ai dat peste cap contract, nu au dreptul de a pune numărul tău.“

Aș dori să atrag atenția cititorilor asupra faptului că, de regulă, reprezentanți ai serviciilor de birou sunt folosite pentru a lucra cu documentele organizatorice și administrative, precum și cerințele de bază pentru un astfel de instrument ca contractul se stabilește de Codul civil din România (în continuare - Codul civil). În conformitate cu articolul 420 GKRumyniyadogovorom recunoscut acord între două sau mai multe persoane cu privire la stabilirea, modificarea sau încetarea drepturilor și obligațiilor civile. Pentru contractele, normele privind acordurile bilaterale și multilaterale. Dar a făcut imediat o rezervare că cerințele de înregistrare a contractelor și de atribuire a contractelor de cameră GKRumyniyane conține, cu excepția contractelor care fac obiectul înregistrării de stat.

Astfel, în conformitate cu articolul 433 GKRumyniyadogovor, sub rezerva înregistrării de stat, aceasta se consideră încheiată din momentul înregistrării sale, cu excepția cazului în care se prevede altfel prin lege. Aceste acorduri includ, de exemplu, se ocupă cu terenuri și alte bunuri imobiliare.

Prin urmare, trebuie să se înțeleagă că legislația nu impune obligativitatea de a atribui un număr de contract. Deși conform înregistrării GDLN este necesară pentru toate documentele care necesită punerea în aplicare, de contabilitate, precum și utilizarea ulterioară în scopuri de referință: administrativ, resurse umane, planificare, raportare, statistici, training, contabilitate, financiare și de altă natură.

În practică, mulți cititori se confruntă cu faptul că, uneori, contractul nu este numerotat. Dar, în același timp, este lipsa de numere în contractul poate duce la probleme grave, care uneori trebuie să fie rezolvate în instanța de judecată. Să vedem câteva exemple de practică judiciară.

Autoritatea fiscală a refuzat deducerea TVA-ului, așa cum este prezentat prin contractele de contribuabil și ordinele de plată au fost discrepanțe între datele încheierii contractelor și numărul de contract. Mai târziu, această decizie a autorității fiscale a fost considerată ilegală de către o instanță, după cum urmează a fost stabilită:

• în ordine de plată și contractele sunt identice cu beneficiarul plății și suma de plată,
• contrapărțile contribuabil a confirmat faptul că acordurile menționate sunt singurele tranzacții cu contribuabilul pe parcursul anului, iar autoritatea fiscală nu a prezentat dovezi că aceste plăți sunt făcute pentru orice alte contracte și pot fi făcute sau deja aduse la o deducere pentru alte facturi.

Ei bine, în acest caz particular, noroc ne, și pentru că cu contribuabilul nu a fost încheiat alte acorduri ca și în cazul în care acestea au fost făcute (și, de asemenea, fără atribuirea numerelor), decizia tribunalului de arbitraj va fi complet diferită și nu în în beneficiul companiei. Acest exemplu este deosebit de instructiv. Aceasta arată importanța numerelor corespunzătoare dogovoru.Zakonodatelstvo de atribuire, după cum sa menționat deja, nu conține cerințe specifice în acest sens, dar practica sugerează altfel.

Acordul - un document care pătrunde activitatea tuturor împărțirilor structurale ale întreprinderii. La început, acest serviciu de birou, în cazul în care contractul este atribuit un număr, care apare pe contract și se introduc în formularele de înregistrare corespunzătoare. Iar la încheierea unui număr de acord bilateral poate atribui oricare dintre semnatarii laturile sale. Dar cel mai adesea, se procedează după cum urmează: o organizație care a oferit proiectul de forma sa model de semnare a contractului sau și atribuie un număr.

După cum puteți vedea, numărul de contract este indicat în mai multe documente ale celor două organizații și să fie diferite, el pur și simplu nu se poate. La urma urmei, în cazul în care o organizație se va atribui un număr, și să înceapă executarea documentelor sale, precum și alte organizații fără acordul primului dopishet un slash sau un mod inyi o parte din numerele de contract, și pregătit să semneze documentele vor utiliza un număr de „extins“ contract, la sfârșitul anului este că documentele originale incluse referitoare la plata și executarea contractului, numărul diferit al contractului va fi prezentat. Apoi, mai târziu trebuie să dea totul pentru uniformitate, adică, face corecții la documentele elaborate anterior, iar cele care nu pot fi corectate - să se înregistreze din nou. Acesta poate solicita trimiterea unui mesaj la banca pentru clarificare (corecție) destinație a efectuat plata.

Problema cu numărul de contract de cesiune este deosebit de acută în ultimii ani, odată cu introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor, activitati de contract de automatizare în cadrul IRP-sisteme (Enterprise Resource Planning), CRM-sisteme (sisteme de relații cu clienții). Acest lucru este demonstrat de întrebări din public, care sunt la seminarii. Multe organizații au găsit decizia ei, dar primele lucruri mai întâi.

Pentru a începe, să vedem, în cazul în care a făcut o astfel de sete pentru a adăuga numerele lor contractuale separate printr-o bară oblică. Faptul că înregistrarea contractului contribuie la eficientizarea lucrului cu ei:

• confirmă semnarea contractului într-un termen specificat,
• urmări numărul de acorduri semnate, precum și
• Aceasta face posibilă utilizarea eficientă a informațiilor atunci când răspunde la cererile de decizii de management, să furnizeze cu promptitudine informații la efectuarea diferitelor comentarii în întreprindere.

Fiecare parte la un contract, de regulă, ar trebui să fie după semnarea numărului și atribuiți-l să furnizeze registrul său intern. numărul contractului este format de obicei din camere contrapartidele individuale, care sunt înregistrate de o fracțiune, care nu este întotdeauna convenabil. Și atunci el poate arata, de exemplu, astfel: № OPRS08-123-LS-234/1238-K-002-SBR. Și este foarte important pentru a preveni partenerul pe care îl „extins“ numărul de contract la toate documentele pe care le-a apărut preparat sub același număr!

Dar, pentru a realiza acest lucru nu este întotdeauna posibil. De exemplu, unele companii care au contracte cu nu numai mii, ci milioane de contrapartide, încearcă să elimine posibilitatea de a pune numărul de contrapartidă la contract, deoarece acestea pur și simplu nu au capacitatea fizică de a ține evidența ce fel de numere sunt atribuite contrapartidei. Ele produc înregistrări ale contractului și toate documentele ulterioare ale acesteia de numărul care este înregistrat în sistemul lor de informații. Acest lucru este valabil mai ales pentru întreprinderile de stat, care sunt, de asemenea, foarte gelos numărul contractului.

Luați în considerare câteva opțiuni pentru rezolvarea problemelor de atribuire contrapărțile număr acord bilateral:

1. Un exemplu poate servi companiile care furnizează servicii de comunicații. Deja există precedente pentru a fi incluse în termenii următori textul: „Părțile sub numărul de contract înțelege numărul de înregistrare al Antreprenorului. Este acest număr indicat în conturi. " Prezența unei astfel de condiții ajută la evitarea punerea numărul contractului celor două societăți prin fracție. Dar chiar dacă clientul și adăugați numărul dvs., numărul corect ar fi considerat încă o inițială specificată de către contractant. Deci, înainte de a pune în jos numărul de înregistrare al contractului, este necesar să se studieze secțiunea „Termeni suplimentari“.
2. În practică, există o altă modalitate de a atribui un număr de contract în cazul în care o organizație primește un contract, care a atribuit partea numărul unu (numărul de contrapartidă), cea de a doua parte, având un registru intern, indicând numărul lor de înregistrare pe partea din spate a ultimei pagini a contractului. În acest caz, numărul contractului va fi considerată atribuite numai contrapartidei și pe prima pagină a contractului.
3. La admiterea la organizarea contractului, fără un număr este atribuit un număr, care coincide cu numărul de înregistrare al organizației dumneavoastră, și apoi este pus pe prima pagină a documentului. În aceeași contraparte, în anumite cazuri, poate da înapoi contractul cu adăugarea numerelor lor prin fracții. Apoi, aveți nevoie pentru a face un număr de schimbare în toate formele de înregistrare.
   Acest lucru va fi posibil numai în cazul în care nu au fost efectuate plata sau executarea altor documente conform contractului. Și, deși toată acțiunea (plata, transportul de mărfuri, etc.) trebuie efectuată numai în conformitate cu acordul semnat de cele două părți, în practică, și alte cazuri varianty.Poetomu, efectuarea modificărilor în toate formularele de înregistrare, ar trebui să acorde o atenție la ea.

Reguli de înregistrare a contractelor nu poate fi arbitrară. Toate variantele specifice ale numerelor de atribuire ar trebui să fie stabilite în regulamentele cu privire la munca de contract sau în alte reglementare organizatsii.Tolko-documente interne ale cale de a evita confuzia.